Выбираем модель финансового взаимодействия. Time & Material

Чтобы научиться работать с компаниями-аутсорсерами на разных финансовых условиях, незачем проверять их на своем опыте и порой платить за это плохим настроением, сорванными сроками и перерасходами бюджета.

В идеальном мире можно один раз заплатить проверенной команде, сразу одобрить соответствующий всем требованиям и «хотелкам» продукт, пустить его в релиз и радоваться прибыли! Но в жизни все не так.

У каждой модели финансового взаимодействия есть свои плюсы и минусы, как для заказчика, так и для подрядчика. И определять подходящий вариант нужно на основании специфики бизнеса, объема работ и вида проекта. В прошлой статье мы сравнили подходы Fixed price и Dedicated team, пообещав отдельно рассмотреть Time & Material. Обещали – делаем!

Суть Time & Material

Понятие модели Time & Material (T&M, «Оплата по факту») означает оплату за результат, исходя из трудозатрат. Заказчик платит не за объем работы, а за человеко-часы, потраченные командой подрядчика на разработку и внедрение ПО. T&M хорошо показывает себя в случае, когда не получается определить полный объем работ или сроки их выполнения. Казалось бы,

Вот она, кнопка «деньги» для подрядчика – он может раздувать время проекта и его бюджет до бесконечности!

Но нет. Знающий заказчик делит сотрудничество с подрядчиком на этапы по 2-4 недели. Перед началом каждого этапа клиент и команда вместе определяют цели и задачи, а после его окончания исполнитель предоставляет отчеты о результатах и ведомости трудозатрат.

Этапы могут завершаться по-разному: от бэк-эндовых модификаций до полноценного рабочего прототипа/билда ПО, а в исключительных случаях и до версии системы, готовой к релизу. Кстати, по времени и принципу этапы T&M похожи на итерации в Scrum, поэтому модель «Оплата по факту» часто используется в связке с гибкими методологиями разработки.

Заказчик оплачивает проект на основе почасовой ставки каждого члена команды и трудозатрат. Поэтому неоправданно раздуть проект у подрядчика не получится. Условия оплаты оговариваются индивидуально. В зависимости от пожеланий заказчика, платежи производятся поэтапно, ежемесячно, раз в полгода и так далее.

Для планирования и контроля выполнения задач, а также мониторинга времени и ошибок, наша компания использует систему JIRA. Представители заказчика также получают к ней доступ, чтобы отслеживать ход работы над проектом и контролировать свои затраты. В ином случае, аутсорсинг-команда может получить доступ к системе заказчика, если ему привычнее работать в другой среде (Redmine, Basecamp).

Давайте посмотрим, когда рационально использовать T&M.

C точки зрения заказчика

Преимущества:

• Делегирование. Клиент общается с менеджером проекта и обсуждает с ним основные требования. А менеджер уже распределяет задачи внутри команды.
• Оперативное реагирование. Объем и план работ чутко меняется при малейшей необходимости, достаточно донести новые требования до менеджера проекта.
• Финансовое планирование. Модель T&M может заказчику сэкономить от 10 до 30 процентов бюджета, так как проект делится на короткие и прозрачные этапы.
• Команда мечты. Заказчик имеет право определить количественный состав и квалификацию членов команды совместно с менеджером проекта со стороны подрядчика.
• Прозрачная разработка и результат. Клиент держит руку на пульсе развития проекта, имея доступ к системам управления задачами и учета трудозатрат в режиме 24/7. За счет этапов и договоренностей о промежуточных поставках клиент получает промежуточные версии с законченными работающими частями функционала. Это исключает неприятные сюрпризы в случае многомесячной разработки без обратной связи с заказчиком.

Минусы:

• Режим 24/7. Постоянная обратная связь может оказаться как лучшим решением для проекта, так и его проблемой. Проект в T&M требует больше внимания от заказчика, что не каждому подходит. Это может быть минусом с точки зрения траты времени на общение, но окажется весомым преимуществом с точки зрения качества конечного продукта.
• Неопределенный бюджет. Так или иначе, заказчик несет финансовые риски, если он точно не знает, сколько времени займет выполнение задачи, а обычно так и есть. Помимо этого, если клиент решил сэкономить на количестве специалистов, он также рискует получить дополнительные расходы на разработку проекта.
• Недобросовестность подрядчика. Мы уже говорили о том, что всегда есть риск столкнуться с недобросовестной компанией-аутсорсером, которая будет завышать реальные трудозатраты с целью получения прибыли. Поэтому нужно очень внимательно подходить и к выбору исполнителя, и к разбивке разработки на этапы.

C точки зрения подрядчика

Преимущества:

• Полное погружение. T&M мотивирует подрядчика все время быть вовлеченным и зарабатывать свою оплату период за периодом. Здесь некогда расслабляться и пускать дело на самотек, и это хорошо.
• Оплата по факту. Подрядчик получает оплату за реальные трудозатраты, задействованные командой на проекте.
• Низкие риски. При T&M сложнее ошибиться в оценке проекта, поскольку чем меньше объемы оцениваемой функциональности, тем проще определить бюджет. Это бережет репутацию разработчиков и нервы всех участников проекта.
• Эффективное распределение ресурсов. Подрядчик заинтересован в том, чтобы его команды не простаивали. Поэтому менеджеры проектов строят календарные графики так, чтобы и в дедлайны попасть, и коллектив держать в бодром тонусе.

Минусы:

• Заказчик с характером. В T&M, как и в проектах с фиксированной ценой, команда не общается с заказчиком напрямую, не обсуждает разработку позадачно. А люди все разные, поэтому ни один подрядчик не застрахован от ситуации, когда клиент получил счет, расстроился сам и начал расстраивать других.

Он может начать рассматривать каждую задачу под микроскопом и в некоторых особо тяжелых случаях никакая система учета трудозатрат не спасет. Вот программист отметил в той же JIRA выполнение задачи за 6 часов. Почему 6? Почему не 5, не 3? Стремление сэкономить каждый доллар, недоверие и, возможно, ограниченный бюджет вынуждают его спорить по каждой мелочи. Такому заказчику ничего не докажешь.

• Отсутствие гарантий. Как мы уже говорили выше, менеджеры проектов выстраивают нагрузку команд далеко вперед. И если работа спланирована на полгода, а у заказчика изменились приоритеты или закончился бюджет – то все, приехали. Завтра команда (а значит, и компания) будет без работы.
• Постоянно меняющиеся требования. При работе с финансовой моделью Fixed price заказчик не может себе позволить себе все время переделывать функционал и интерфейс, а в нашем случае он вполне может себе это позволить.

Для некоторых подрядчиков проще единожды получить указания и действовать в соответствии с ними от начала и до конца. А уж быстро подстраиваться под меняющиеся требования и одинаково эффективно работать с кардинально разными элементами – это не для всех.

Какие проекты подходят для T&M?

Конечно, особенности каждого проекта могут как упростить обеим сторонам жизнь, так и подпортить всем настроение. Поэтому мы хотим ещё и обозначить типы проектов, для которых рекомендуется модель Time & Material:

1. Проект на стадии тестирования, багфикса, обслуживания или доработок. Для выполнения отдельных блоков работ T&M – очень удобный вариант. Каждую стадию можно описать в подробных ТЗ, особенно когда первичная документация проекта тоже доступна и понятна.

2. Среднесрочный проект с нуля. Сюда мы относим продукты, которые укладываются в сроки до полугода, привлекают команды от 5 человек и требуют как минимум среднего уровня технической документации. Модель «Оплата по факту» позволяет подрядчику подстраиваться под желания клиента и требования рынка, поэтому четкие спецификации, хоть и нужные, могут отсутствовать на первых порах. Тогда документация будет писаться в ходе работы или станет первой задачей в рамках проекта.

3. Большой проект с нуля. Когда размеры продукта требуют усилий кросс-функциональной команды от 25 человек, а сроки разработки начинаются от 1 года, заказчику также выгодно использовать модель Time & Material. В связи с такими объемами и временем работы, предварительные спецификации для всего проекта составить крайне сложно. Они могут раскрываться хоть на тысяче страниц и будут корректироваться по ходу разработки.

Обдумывайте свой проект с разных сторон и советуйтесь со своим подрядчиком по поводу наиболее выгодной для вас системы проектного аутсорсинга. Напоминаем, что у нас есть удобная табличка со всеми тремя методами финансового взаимодействия. Изучайте и делайте свой проект прибыльным!