Подноготная аутсорсинга: за и против

К чему откладывать на завтра то, что можно сегодня выгодно делегировать другим? На этот счет вы наверняка слышали немало шуток. Но смешно ли – тянуть более чем обременительную, хоть и нужную деятельность себе в убыток? И пусть без логистических, бухгалтерских или IT-процессов ваша работа попросту остановится, эти непрофильные аспекты не должны «тянуть» слишком много. Как не ошибиться с выбором аутсорсинговой компании, чтобы преимущества решения не стали тяжелыми последствиями, – дальше.

В каких случаях аутсорсинг стратегически целесообразен?

1. Если независимая компания выполнит возложенные функции качественнее и/или дешевле.

В качестве примера можно приводить даже маститых представителей современного рынка, в числе которых – Cisco. Очевидно, что для этой американской транснациональной компании по разработке сетевого оборудования не составляет сложности заниматься сборкой компьютерных устройств. Но не разумнее ли сосредоточиться на усовершенствовании сетевых технологий, которые принесут выгоду завтра, пока компания-партнер производит и собирает маршрутизаторы и коммутационное оборудование по указке Cisco? Разумнее. Этот аутсорсинговый партнер владеет 37 заводами по всему миру, так что не только лишает Cisco головной боли, но и предлагает очевидную выгоду.

2. Если данный вид деятельности отнюдь не ваша ключевая компетенция.

И делегирование задач никак не скажется на возможностях вашей компании, даже напротив – расширит их. Вспомогательные административные функции, бухгалтерский учет, обработка данных или обслуживание оборудования и программного обеспечения – все это беспрецедентно важно, но требует ресурсов, которые вы могли бы направить на решение профильных задач.

3. Если это решение снизит риски вашей компании.

Существует множество рисков (различных в каждой конкретной сфере), для предусмотрения и разрешения которых у аутсорсинговых компаний-исполнителей есть отработанные алгоритмы действий и более широкие в сравнении с вашими возможности. Будь это изменение покупательских предпочтений или технологий – профильные организации справятся быстрее и лучше, а вы не понесете убытков.

4. Если это положительно скажется на оперативности принятия решений и организационной гибкости.

Этот пункт, по сути, является следствием предыдущего. Вы защищены от рисков, текущие задачи находят своевременные решения, координация этих процессов исправна – значит, вы можете концентрироваться на профильных направлениях, на тех, что приносят выгоду.

Какие проблемы вы сможете решить посредством аутсорсинга?

1. Сокращение расходов

Аутсорсинг – альтернатива содержанию штатных сотрудников, которым положена заработная плата, отпускные, больничные и премиальные.

И уж конечно нельзя забывать о такой статье расходов, как выплата налогов и оборудование рабочих мест (в офисе, за аренду которого также нужно платить).

Даже не углубляясь в тему, можно резюмировать: ежемесячная оплата аутсорсинговых услуг упростит финансовое планирование и «облегчит» ваш бюджет в разы меньше, чем штат собственных сотрудников (компетенцию которых, кстати, придется постоянно повышать).

2. Увеличение качества и скорости выполнения работ

Специализированный опыт, накопленный компанией-исполнителем, и отлаженные алгоритмы работы напрямую оптимизируют вашу деятельность. Причем для достижения этой цели вам не приходится заботиться о совершенствовании оборудования и используемых технологий, а также повышении квалификации персонала.

Аутсорсинг – решение, позволяющее достичь оптимальных результатов, за счет того что каждая из задач выполняется профильными специалистами.

Так удовлетворяются общие цели и обе стороны остаются в выигрыше (win-win situation). Ну а у вас, как у заказчика, есть еще один рычаг давления (впрочем, им скорее всего даже не придется воспользоваться): у вашего аутсорс-исполнителя тоже есть конкурентный рынок, поэтому в его интересах справляться с поставленными задачами своевременно и на высшем уровне.

3. Минимизация рисков

Наличие собственного штата сотрудников для выполнения сопутствующих задач может показаться выигрышным лишь на первый взгляд. Между тем издержки этого обстоятельства могут серьезно вас подводить. Как быть с нерешенными задачами, пока ваши сотрудники в отпусках или на больничных? Что делать, если специалисты уволились? И что предпринимать, когда компетенции работников не хватает для решения задач? Каждая из этих ситуаций тормозит ваши рабочие процессы и требует вложений – временных, финансовых, трудовых, опять-таки. И все эти риски абсолютно неактуальны, если на вас работает аутсорс-исполнитель.

Есть ли слабые места в аутсорсинге и как их обходить?

Мы бы сказали, таких мест нет. Хотя есть специфические особенности, к которым следует подходить серьезно.

Первое, что нужно выносить на обсуждение с аутсорсинговой компанией, – безопасность. Пусть ваш договор четко оговаривает, к каким ресурсам и какие права получают те или иные участники процесса. Доверие доверием, но грамотный договор исключит саму возможность возникновения неприятных ситуаций.

Второй пункт – контроль качества . Как мы уже говорили выше, конкуренция на рынке IT-аутсорсинга растет непрерывно, а потому компании просто не могут себе позволить справляться с обязательствами кое-как. Но вам от этого, конечно, не легче. И опять-таки: лучше предусмотреть возможные осложнения, чем потом избавляться от их последствий. Поэтому заранее оговорите критерии оценки качества.

И третий нюанс, о котором стоит позаботиться заранее, – прозрачность. Четко выверенный регламент работы даст вам понимание того, каким образом, в какое время, какими специалистами и какие задачи решаются. Согласитесь, такой подход не оставляет сомнений, и к тому же – помогает избежать недоразумений.

Один шаг до выхода на качественно новый уровень

Наш малый и средний бизнес, в отличие от Западного, не совсем еще вкусил прелести аутсорсинга. Задумываясь о подводных камнях, компании не отдают себе отчет в том, что в лице современного IT-партнера они получают доступ к актуальным технологиям качественно нового уровня, который вряд ли смогли бы реализовать в штате собственными силами.

Качественно новый уровень обслуживания, минимизация расходов, оптимизация профильной деятельности и уверенность в том, что ваш механизм работы не даст сбой, – существует ли лучшее предложение? Ответ для нас абсолютно очевиден. Для вас – однозначно стоит серьезного рассмотрения. Делайте правильный выбор, распределяйте ресурсы компании грамотно, и пусть ваш успех не заставляет себя долго ждать!